Họp báo trong tiếng Anh còn được gọi là Press Conference. Về mặt giải thích từ ngữ, Press là một từ khá phổ biến được dùng nhiều trong ngôn ngữ Anh còn được gọi là báo chí. Theo các thông tin, thì họp báo xuất phát từ nước Anh vào thế kỉ 17, lịch sử ghi nhận ở đây là nơi diễn ra các cuộc họp báo chí tại các phòng kín cho những tổ chức lớn. Mãi về sau này, khi mọi thứ tiến bộ hơn, công chúng mới được tham gia nhiều hơn vào các buổi họp báo.
Những cuộc họp được ghi nhận sẽ có sự tham gia từ các bên bao gồm doanh nghiệp, nhà báo, chính phủ và các nghiệp đoàn. Họ sẽ ngồi với nhau để tìm ra các giải pháp cho một sự kiện nào đó, hoặc đơn giản là công bố một thông tin ra bên ngoài.
Tổ chức Họp báo được hiểu đơn giản là có sự tham gia của các nhà báo và khách mời tham dự là những người có liên quan đến cuộc họp để cùng nhau đối thoại, trao đổi nhằm tuyên bố về một sự việc quan trọng nào đó của Công ty, Doanh nghiệp như: Công bố ra mắt sản phẩm mới, các hoạt động trong tương lai hay quy trình nâng cao, phát triển sản phẩm cũ,… nhằm mục đích truyền thông đưa ra những thông tin hướng tới công chúng hoặc khách hàng mục tiêu.
Tổ chức họp báo chính là công cụ PR tốt nhất cho Công ty, Doanh nghiệp, là một trong những hoạt động truyền thông – quảng bá quan trọng nhằm đánh bóng tên tuổi và thương hiệu của mình. Truyền thông – báo chí là một kênh quan trọng bởi đây là kênh hướng tới công chúng nhiều nhất. Vì vậy, việc chuẩn bị cho sự kiện rất quan trọng.
Phần lớn các Công ty, Doanh nghiệp đều mong muốn thông qua việc tổ chức họp báo, công chúng sẽ biết đến mình nhiều hơn, đồng thời củng cố, tạo niền tin với đối tác và người tiêu dùng. Bên cạnh đó, việc tổ chức họp báo nhằm mục đích đưa thông tin về Công ty, Doanh nghiệp ra thị trường tạo điều kiện và cơ hội để họ có thể mời gọi đầu tư, họp tác. Ngoài ra, đây cũng chính là cơ hội để Công ty, Doanh nghiệp kết nối, xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với giới truyền thông và tạo thiện cảm cộng đồng. Tổ chức họp báo được xem là một kênh đối thoại quan trọng hỗ trợ cho chiến lược truyền thông của doanh nghiệp.
Để tổ chức họp báo thành công thì Công ty tổ chức sự kiện Kingdom Event chính là lựa chọn hàng đầu cho các Công ty, Doanh nghiệp với lợi thế về đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, am hiểu và những kinh nghiệm nhất định trong khâu tổ chức từ việc lên ý tưởng và chuẩn bị nội dung tổ chức họp báo đến việc lựa chọn địa điểm phù hợp, liên hệ khách mời, phóng viên tham dự tổ chức họp báo bao gồm việc xây dựng kịch bản chương trình.
Kịch bản chương trình giữ vai trò cốt lõi, quyết định sự thành công và hấp dẫn của buổi tổ chức họp báo, Công ty tổ chức sự kiện Kingdom Event với những kinh nghiệm chuyên môn sâu trong vấn đề này sẽ giúp Công ty, Doanh nghiệp xây dựng kịch bản một cách chuyên nghiệp, đảm bảo sự thu hút, tránh gây cảm giác nhàm chán, đặc biệt sẽ truyền tải được những thông điệp mà Công ty, Doanh nghiệp đang muốn gửi đến khách mời tham dự.
Hiểu được điều này, đội ngũ nhân viên Công ty tổ chức sự kiện Kingdom Event sẽ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình sao cho bám sát nội dung Công ty, Doanh nghiệp yêu cầu, đồng thời sẽ đề xuất thêm những giải pháp tốt nhất để cùng thảo luận tạo nên tính giá trị cao hơn cho buổi lễ.
Trong các chương trình tổ chức họp báo thường có phần giao lưu phỏng vấn nhằm tương tác giữa Công ty, Doanh nghiệp với khách mời tham dự và giới truyền thông. Thông qua các câu hỏi phỏng vấn cùng những câu trả lời hoàn hảo nhất từ dàn đại biểu chương trình, buổi lễ tổ chức họp báo sẽ giúp khai thác toàn diện các khía cạnh, hoàn thiện nội dung muốn gửi gắm đến khách hàng mục tiêu, giúp khách hàng có cái nhìn bao quát hơn về những thông tin rõ ràng, cụ thể từ buổi tổ chức họp báo.
Ngoài ra, Công ty tổ chức sự kiện Công ty tổ chức sự kiện Kingdom Event còn hỗ trợ bàn lựa chọn không gian lý tưởng cho buổi họp báo, tạo điều kiện tác nghiệp cho các phóng viên, quay phim, nhíp ảnh gia và kỹ thuật thu thanh,…
Hơn thế nữa, Công ty tổ chức sự kiện Kingdom Event với mối quan hệ tốt đẹp với cánh truyền thông, cụ thể là: nhà báo, phóng viên, biên tập viên của các tóa soạn và những kênh truyền hình uy tín, nổi tiếng sẽ dễ dàng liên hệ giúp Công ty, Doanh nghiệp mời họ đến tham dự buổi tổ chức họp báo một cách hiệu quả qua đó tăng cường hiệu ứng truyền thông trên các kênh thông tin đại chúng.
Giống như các chương trình sự kiện khác, luôn có hoạt động chụp hình lưu niệm của khách mời tham sự cùng ban tổ chức trước và sau khi tổ chức họp báo nhằm mục đích ghi dấu lại chương trình sự kiện đã thực hiện và kết nối, giao lưu giữa ban tổ chức với các khách mời tham dự và báo giới trong toàn bộ quá trình tổ chức họp báo.
